Благодаря развитию технологий, в том числе в информационной сфере, деятельность многих служб компаний стала значительно проще. Так, бухгалтерскую отчетность теперь необязательно сдавать в государственные службы самостоятельно, теряя один или несколько рабочих дней на очереди и походы по кабинетам. Все основные отчеты и сводки можно предоставить в виде электронных документов.
Несмотря на некоторую опаску, использование электронного документооборота набирает все большую популярность, что вполне естественно, ведь такой подход помогает сократить временные затраты на сдачу отчетов. Нет никакого смысла подстраивать свое расписание под график работы какого-либо надзорного органа и тратить время и силы на покорение очередей, ведь можно сдать все документы, не отходя от компьютера.
Конечно же, одного желания осуществлять сдачу отчетности в электронном виде недостаточно. Любому налогоплательщику или финансовому сотруднику, решившему воспользоваться подобной услугой, необходимо пройти регистрацию и получить электронную подпись или ключ, которые являются цифровым аналогом реальной подписи директора или руководителя бухгалтерии и печати компании.
Получить такую подпись можно в специальном центре, имеющем аккредитацию в области оформления электронных ключей. Электронная подпись позволяет сдавать любой вид отчета в соответствующий надзорный орган, подтверждая принадлежность документа конкретной компании. Физические лица могут самостоятельно оформить электронную подпись по месту регистрации в отделении налоговой службы. Правда, стоит помнить, что подобный ключ при получении физическим лицом позволяет подавать только налоговые декларации и не подходит для других видов отчетности.
Если предприятию необходимо получить электронный ключ в кратчайшие сроки, и руководитель не хочет отрывать своих сотрудников от основной работы, можно воспользоваться услугами компаний, предоставляющих услуги по оформлению всех бумаг и получению электронной подписи в специальном центре. В результате фирма получает возможность вести электронный документооборот с надзорными органами без каких-либо проволочек.
При самостоятельно оформлении необходимо позаботиться о подготовке требуемого пакета документов, составить заявление на присвоение электронного ключа, а также заключить соглашение со всеми государственными службами, с которыми ведется взаимодействие, о признании электронной подписи. После получения самого ключа на компьютеры сотрудников, ведущих отчетность, устанавливаются специальные программы, позволяющие вести сдачу документов в электронном виде.
После подготовки отчета для сохранения всех данных и защиты информации на документ накладывается специальная цифровая печать, подтверждающая формирование отчета сотрудником, имеющим соответствующие полномочия. Изменить подобный документ невозможно, что гарантирует отсутствие искажения данных, а надзорный орган благодаря наличию идентификатора сможет без проблем установить авторство документа и принять его как полноценный отчет компании.
